Imaginemos que encontramos un goteo pequeño pero incesante bajo nuestro fregadero. Salvo que seas un manitas, tu instinto te dice que debes llamar a tu fontanero de confianza.
Te dice que se pasará para ver la avería durante la tarde siguiente. Sin embargo, ya han pasado dos semanas y el hueco bajo tu fregadero empieza a parecer un humedal.
¿Cuál es tu reacción? ¿Seguirías esperando pacientemente al fontanero que llamaste? ¿Probarías suerte con otro?
Ahora imagina que eres un turista buscando alojamiento para sus vacaciones en familia este verano. ¿Esperarías dos semanas para recibir la respuesta de un propietario?
Contestar emails lo antes posible es un punto clave para conseguir reservas. Cuanto más tardía sea la respuesta a tu futuro huésped, la probabilidad de que se interese por tu casa disminuyen sustancialmente.
Lo sabemos, contestar emails con las mismas preguntas una y otra vez puede cansar. A veces, este motivo puede influir en nuestras respuestas. Veamos cuales son los detalles en nuestra rutina frente a la bandeja de entrada de nuestro email, que marcarán la diferencia.
1. No te duermas en los laureles
Velocidad. Si te envían un email, quieren respuestas y las quieren cuanto antes. Ser rápido es la clave del éxito para conseguir que tu casa destaque en la bandeja de entrada de tu futuro huésped.
No dejes que se inunde tu bandeja de entrada.
Si hace una semana que recibiste ese email, es probable que ya haya encontrado una alternativa.
2. Siempre alerta
Hoy día casi todo el mundo tiene un smartphone en su bolsillo. Instalar aplicaciones que alerten de cualquier novedad en la bandeja de entrada de tu correo personal es más fácil que nunca.
Acude a la sección de “Ajustes” y configura las alertas. También es bueno revisar de vez en cuando la carpeta de spam, algunos emails se cuelan sin ser publicidad.
Contestar requiere tiempo. Un recurso escaso cuando hablamos de internet. Por ello es recomendable tener preparada una batería de respuestas a las preguntas más frecuentes. Intenta ponerte en la piel de un cliente y piensa qué podría preguntarte sobre tu casa, zona, etc.
También puedes emplear plantillas auto-respuesta. Al igual que las alertas, es fácil programar una respuesta automática indicando tus datos de contacto y la promesa de que te pondrás en contacto con ellos lo antes posible.
3. Contextualiza
Empieza cada respuesta presentandote y aportando las referencias de tu propiedad. Ten en cuenta que quien te ha mandado un email preguntando por tu casa ha podido mandar veinte más. ¿Recordarías todos los correos que has mandado?
4. Ve al grano
Si en el email realizan una pregunta concreta, respóndela. Resuelve su duda sin abusar de retórica.
Incluye información o comentarios que no hayas incluido en el anuncio. Resérvate un as en la manga para aportar algo novedoso en tu respuesta.
En la mayoría de los casos la otra persona leerá tu respuesta en su móvil. Si contestas con una parrafada de copia y pega posiblemente no termine de leer tu respuesta.
5. Contesta como si ya os conociérais
Prueba a terminar tu correo ofreciendo tu tiempo para solucionar cualquier duda. No dudes en huir del tono aséptico de los hoteles, tú estás ofreciendo una experiencia.
Responde con cercanía. Pero siempre siendo profesional. No olvides que estás hablando de tu negocio.
Explica por qué te gusta tu casa, haz que se vean viviendo en la casa como lo haces tú. Aprovecha para lanzar una pregunta. Construye una buena relación desde el inicio.
Comenzar un diálogo es uno de los primeros pasos para convertir una petición de información en una reserva.
6. Incluye información de interés
Probablemente conozcas bien la localización de tu propiedad. También los lugares de interés, distancias, etc. Si la pregunta se presta a ello, aporta información relevante que no hayas especificado en tu descripción, siempre se agradecerá un consejo local.
Añade más información sobre tu casa con cada pregunta: si te preguntan por el dormitorio, habla de las vistas al amanecer; si preguntan por el jardín, aprovecha para hacerles ver la barbacoa que pueden organizar con sus acompañantes.
Además, incluir enlaces a páginas que aporten información sobre los alrededores le dará valor añadido a tu email. En nuestra web encontrarás un extenso repertorio de artículos de toda España.
7. Cuida tu imagen
La primera impresión es lo que cuenta. Incluso a través de un email. El tipo de fuente que escojas (lo cual puede hacer que se clasifique tu email como spam), las faltas de ortografía, el tono y la calidad del contenido que envíes dejará un buen o mal sabor de boca.
Si te preguntan por la disponibilidad para unas fechas concretas, no te limites a un simple:
“Ya está ocupado”. El saludo, la despedida son señal de buenos modales. Sugiere otras fechas disponibles y muestra tu voluntad por cuadrar fechas.
Por último, incluye una firma. Una imagen junto a tu nombre y datos de contacto particulares y de la propiedad, son esenciales para facilitar volver a comunicarse de nuevo.
8. Opiniones
Cuando tomamos una decisión sobre nuestro destino, nos tomamos mucho tiempo en valorar las opiniones de los demás.
Facilitar las valoraciones que otros han dado sobre nuestra casa puede aumentar nuestra probabilidad de conseguir una reserva. Comprobar cómo otras personas han disfrutado y completado sus vacaciones felices puede influenciar al resto.
No abuses de estos recursos generando una respuesta tan compleja que nadie tenga interés en leer. Intenta incluir estos recursos mediante enlaces o archivos adjuntos.
9. Si tienes ocasión, llama
Muchos usuarios hablan de la mejora de una llamada frente al email en el trato con el cliente.
Para algunas personas, aporta seguridad escuchar una voz detrás del anuncio. De este modo tendrás ocasión de charlar con el posible huésped, solucionar sus dudas de un modo más cercano y generar confianza.
Siempre y cuando te defiendas con el idioma en el que te consulten. Si en el email facilitan el número de contacto de la persona interesada, aprovecha para contactar por este canal.